VespaTracker hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. 

In dit Privacybeleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens en aanverwante data. 

1.     Algemeen kader 

VespaTracker BV ontwikkelt en verdeelt digitale hard‑ en softwareoplossingen ter ondersteuning van het opsporen van nesten van invasieve insecten, waaronder de Aziatische hoornaar. Het softwaregedeelte wordt aangeboden in het gratis Hoornaarspotter platform (App en website) van onze partner Jobtimist BV, die als zelfstandige aanbieder verantwoordelijk blijft voor de werking, beveiliging en verwerking van gegevens binnen hun platform. Hiervoor geldt het afzonderlijke privacybeleid van deze aanbieder. 

Dit Privacybeleid legt uit hoe VespaTracker persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, beveiligt en bewaart in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) en de Belgische wet van 30 juli 2018. 

Dit beleid is van toepassing op: 

• Toevallige en bewuste bezoekers van www.vespatracker.com (“de Website”) 
• Alle contactpersonen in Business-to-Business (B2B) en Business-to-Consumer (B2C) 
• Alle klanten en alle leveranciers
• Alle gebruikers van onze producten en diensten
• Personen die contact opnemen via email of website-formulieren

2.     Verwerkingsverantwoordelijke

VespaTracker BV, Geldenaaksebaan 310, 3001 Heverlee – met ondernemingsnummer BTW BE 1023965949.  E-mail: info@vespatracker.com

VespaTracker BV is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij verwerkt voor eigen doeleinden.

Voor alle vragen, klachten of GDPR‑rechten met betrekking tot het softwaregedeelte in het Hoornaarspotter platform dient de gebruiker zich rechtstreeks te richten tot:

Jobtimist BV, Lubbeekstraat 10, 3212 Pellenberg – met ondernemingsnummer BTW BE 0891.234.16. E-mail: info@hoornaarspotter.be.

VespaTracker is niet verantwoordelijk voor:

• De werking, beschikbaarheid of prestaties van het softwaregedeelte in het Hoornaarspotter platform van Jobtimist BV
• De verwerking en beveiliging van uw persoonsgegevens binnen het Hoornaarspotter platform
• Eventuele fouten, storingen, dataverlies of schade die voortvloeit uit het gebruik van deze software       

3.     Welke persoonsgegevens verwerkt VespaTracker?

VespaTracker verwerkt, afhankelijk van uw relatie met ons, de volgende categorieën persoonsgegevens:

3.1. Van onze Websitebezoekers

• Uw naam, e-mailadres en telefoonnummer (via het contactformulier en indien ingegeven)
• IP‑adres, browsergegevens en eventueel gekozen cookie‑informatie

3.2. Van onze Klanten

• De naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer
• Keuze van hun VespaTracker producten en diensten
• Facturatie‑ en betalingsgegevens
• Leveringsinformatie (adres en ontvangstverantwoordelijke)

3.3. Professionele contactpersonen (B2B)

• De naam, functie, zakelijk e-mailadres en het zakelijke telefoonnummer
• De bedrijfsgegevens (naam, bedrijfsvorm, adres en BTW nummer)

3.4. Productgebruikers (indien van toepassing)

• Interesse en aankoop van de VespaTracker producten en diensten
• Ingebrachte tickets in de “Help” functie (wat, wanneer en door wie)

4.     Doeleinden en rechtsgronden van de VespaTracker dataverwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor volgende doeleinden en op basis van de daarbij vermelde rechtsgronden:

5.     Data Bewaartermijnen

VespaTracker BV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, rekening houdend met wettelijke verplichtingen.

6.     Ontvangers en verwerkers

VespaTracker BV deelt persoonsgegevens enkel wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar activiteiten, met onder meer:

• Derden IT‑dienstverleners (zoals bv hosting-platform)
• Betalingsverwerkers (zoals bv online banking)
• Logistieke partners (voor alle soorten van levering)
• Boekhoudkundige en administratieve dienstverleners
• Professionele adviseurs (zoals bv juridische of financiële adviseurs), indien nodig
• Bevoegde overheidsinstanties, wanneer daartoe wettelijk verplicht

Met alle verwerkers sluiten wij, waar vereist, een verwerkersovereenkomst conform Art. 28 GDPR.

VespaTracker verkoopt nooit persoonsgegevens aan derden.

7.     Doorgifte buiten de EU

Persoonsgegevens worden niet doorgegeven buiten de Europese Economische Unie, tenzij:

• de derde partij gevestigd is in een land met een adequaatheidsbesluit, of
• er passende waarborgen worden voorzien (Standard Contractual Clauses).

8.     Beveiligingsmaatregelen

VespaTracker BV neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang, waaronder:

• versleuteling van gegevens
• beveiligde verbindingen (HTTPS specifieke URL’s)
• toegangscontrole en wachtwoordbeleid
• beperking van toegang tot bevoegde personen
• logging en monitoring
• regelmatige back‑ups
• beveiligingsmaatregelen bij onze IT-dienstverleners

9.     Rechten van betrokkenen

U heeft, binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving, het recht om:

• toegang tot uw persoonsgegevens
• onjuiste gegevens te laten verbeteren
• uw gegevens te laten wissen (“het recht om vergeten te worden”)
• beperking van dataverwerking (volgens uw aangeven)
• bezwaar om (bepaalde) data niet verwerkt te willen hebben
• uw gegevens te laten overdragen (dataportabiliteit), indien van toepassing
• uw toestemming op elk moment in te trekken

U kan deze rechten uitoefenen via info@vespatracker.com.

10.  Klachten

U heeft het recht een klacht in te dienen bij de officiële Gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be

11.  Wijzigingen

VespaTracker kan dit Privacybeleid wijzigen.

De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website www.vespatracker.com

12.  Toepasselijk recht

Dit Privacybeleid wordt beheerst door het Belgische recht.

Geschillen behoren tot de rechtbanken van het arrondissement van onze maatschappelijke zetel.