Politique de confidentialité
VespaTracker BV
(V1.0_2604206)
VespaTracker BV accorde une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel.
La présente politique de confidentialité vise à vous fournir des informations claires et transparentes sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel.
1. Cadre général
VespaTracker BV développe et distribue des solutions numériques matérielles et logicielles destinées à soutenir la détection de nids d’insectes invasifs, notamment le frelon asiatique.
Certaines fonctionnalités logicielles sont proposées via la plateforme Hoornaarspotter (application et site web), développée et exploitée par notre partenaire Jobtimist BV. En tant que fournisseur indépendant, cette société est responsable du fonctionnement, de la sécurité et du traitement des données au sein de sa plateforme. Le traitement des données effectué dans ce cadre est soumis à la politique de confidentialité distincte de cet opérateur.
La présente politique explique comment VespaTracker BV collecte, utilise, protège et conserve les données à caractère personnel, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi belge du 30 juillet 2018.
Elle s’applique à :
- les visiteurs du site www.vespatracker.com ;
- les contacts professionnels (B2B) et particuliers (B2C) ;
- les clients et fournisseurs ;
- les utilisateurs de nos produits et services ;
- toute personne prenant contact avec nous par e-mail ou via des formulaires en ligne.
2. Responsable du traitement
VespaTracker BV, Geldenaaksebaan 310, 3001 Heverlee – Belgique. Numéro d’entreprise : BE 1023.965.949. E-mail : info@vespatracker.com
VespaTracker BV agit en tant que responsable du traitement pour les données à caractère personnel qu’elle traite pour ses propres finalités.
Pour toute question, plainte ou exercice de droits relatifs aux traitements réalisés via la plateforme Hoornaarspotter, vous pouvez contacter directement :
Jobtimist BV, Lubbeekstraat 10, 3212 Pellenberg – Belgique. Numéro d’entreprise : BE 0891.234.16. E-mail : info@hoornaarspotter.be
VespaTracker BV n’est pas responsable :
- du fonctionnement, de la disponibilité ou des performances de la plateforme Hoornaarspotter ;
- du traitement et de la sécurisation des données à caractère personnel au sein de cette plateforme ;
- des éventuels dysfonctionnements, pertes de données ou dommages liés à l’utilisation de ce logiciel.
3. Données à caractère personnel traitées
En fonction de votre relation avec nous, VespaTracker BV peut traiter les catégories de données suivantes :
3.1 Visiteurs du site web
- nom, adresse e-mail et numéro de téléphone (si fournis volontairement) ;
- adresse IP, données de navigation et informations relatives aux cookies.
3.2 Clients
- nom, adresse, e-mail et numéro de téléphone ;
- choix de produits et services VespaTracker ;
- données de facturation et de paiement ;
- informations de livraison (adresse et personne de contact).
3.3 Contacts professionnels (B2B)
- nom, fonction, e-mail professionnel et numéro de téléphone ;
- données de l’entreprise (nom, forme juridique, adresse et numéro de TVA).
3.4 Utilisateurs de produits (le cas échéant)
- informations relatives à l’intérêt et à l’achat de produits VespaTracker ;
- demandes d’assistance introduites via la fonction « Help » (contenu, date et auteur).
4. Finalités et bases juridiques
VespaTracker BV traite les données à caractère personnel uniquement pour les finalités suivantes et sur les bases juridiques correspondantes :
| Finalité | Base juridique |
|---|---|
| Traitement des commandes, livraison et gestion des clients | Exécution d’un contrat (art. 6(1)(b) RGPD) |
| Facturation et obligations comptables | Obligation légale (art. 6(1)(c) RGPD) |
| Support utilisateur et suivi technique | Exécution du contrat + intérêt légitime (art. 6(1)(b) et (f) RGPD) |
| Gestion de garantie et suivi des produits | Exécution du contrat + intérêt légitime |
| Sécurité des systèmes et communications | Intérêt légitime (art. 6(1)(f) RGPD) |
| Réponse aux demandes (formulaire ou e-mail) | Intérêt légitime (art. 6(1)(f) RGPD) |
| Envoi de newsletters, invitations et communications marketing | Consentement (art. 6(1)(a) RGPD), sauf exceptions légales |
| Utilisation de cookies non essentiels | Consentement (art. 6(1)(a) RGPD) |
5. Durée de conservation
VespaTracker BV conserve les données à caractère personnel uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités poursuivies, en tenant compte des obligations légales.
| Catégorie de données | Durée de conservation |
|---|---|
| Demandes de contact | Maximum 2 ans après le dernier contact |
| Données clients et commandes | Durée nécessaire à l’exécution du contrat et au suivi |
| Données de facturation | 7 ans (obligation légale) |
| Données de garantie et support | Pendant la période de garantie (+ durée supplémentaire si nécessaire) |
| Données marketing | Jusqu’au retrait du consentement |
| Données techniques (cookies) | Selon la politique relative aux cookies |
6. Destinataires et sous-traitants
VespaTracker BV ne partage des données à caractère personnel que lorsque cela est nécessaire, notamment avec :
- des prestataires informatiques et d’hébergement ;
- des prestataires de paiement ;
- des partenaires logistiques ;
- des prestataires comptables et administratifs ;
- des conseillers professionnels (juridiques ou financiers) ;
- des autorités publiques lorsque la loi l’exige.
Des accords de sous-traitance conformes à l’article 28 du RGPD sont conclus lorsque requis.
VespaTracker BV ne vend jamais vos données à caractère personnel à des tiers.
7. Transferts hors EEE
Les données ne sont en principe pas transférées en dehors de l’Espace économique européen (EEE).
Le cas échéant, ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées (décision d’adéquation ou clauses contractuelles types).
8. Sécurité
VespaTracker BV met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données, telles que :
- chiffrement des données lorsque pertinent ;
- connexions sécurisées ;
- contrôle d’accès ;
- limitation de l’accès aux personnes autorisées ;
- journalisation et surveillance ;
- sauvegardes régulières ;
- mesures de sécurité chez les prestataires.
9. Droits des personnes concernées
Vous disposez des droits suivants :
- droit d’accès
- droit de rectification
- droit à l’effacement
- droit à la limitation du traitement
- droit d’opposition
- droit à la portabilité des données (le cas échéant)
- droit de retirer votre consentement à tout moment
Vous pouvez exercer ces droits via : info@vespatracker.com
10. Réclamations
Vous avez le droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité de protection des données :
Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles. contact@apd-gba.be
11. Modifications
VespaTracker BV peut modifier la présente politique à tout moment.
La version la plus récente est disponible sur www.vespatracker.com.
12. Droit applicable
La présente politique est régie par le droit belge.
Les litiges relèvent de la compétence des tribunaux de l’arrondissement du siège social de VespaTracker BV.